Life Hacks para mejorar su productividad de Outlook

Microsoft Outlook se ha convertido en la aplicación más popular en las oficinas para administrar el correo electrónico y el calendario. Aunque es ampliamente utilizado por millones, pocas personas saben cómo maximizar el uso de Outlook. Si se pregunta si existe una forma mejor y más rápida de usar Outlook, esta es una lista de potentes funciones y combinaciones que lo ayudarán a aumentar el rendimiento de Outlook. Estos métodos simples pero potentes si se integran en su flujo de trabajo diario simplificarán drásticamente sus tareas diarias y cambiarán la forma en que usa Outlook.

Sincronizando Outlook con su teléfono inteligente

Eso es algo muy común que hacen los usuarios de Outlook después de actualizar a un nuevo teléfono inteligente. Es posible que desee administrar sus eventos de calendario, así como los contactos de Outlook en su teléfono inteligente cuando se encuentre fuera de la oficina o en la PC de su casa. Para hacer esto, debe usar Cloud o un software de terceros que se llama AkrutoSync y que le permite tener la funcionalidad de la nube sin utilizar realmente la nube. Esto garantiza un mayor nivel de seguridad de los datos y protege su información confidencial de verse comprometida. Puede encontrar más detalles en uno de los dos tutoriales oficiales:

Combinaciones de teclas de acceso rápido de Outlook

Si pasa tiempo explorando el menú mientras selecciona la función correcta para completar una tarea, debe optimizar este lado del uso de Outlook. Al igual que cualquier otra aplicación de Microsoft Office, Outlook tiene accesos directos que ahorran tiempo y energía al realizar tareas diarias de Outlook. Los más prácticos son:

  • Ir a casa - Alt+H
  • Crear nuevo mensaje - Ctrl+Shift+M
  • Enviar mensaje - Alt+S
  • Insertar nuevo archivo - Alt+N, A, F
  • Crear nueva tarea - Ctrl+Shift+K
  • Buscar - Ctrl+E Alt+H, R, P
  • Responder - Alt+H, R, P
  • Responder a todos - Alt+H, R, A
  • Dupdo - Ctrl+C/Ctrl+Insert

Acceso compartido al calendario de Outlook

Trabajar en equipo puede ser difícil. Sin embargo, en Outlook hay una buena función o compartir el calendario de Outlook con otras personas para simplificar la planificación y asegurarse de que todo el equipo conozca los planes de cada participante. Compartir calendarios le permite saber qué sucede con el cronograma de sus empleados y notificarlos con cambios en su calendario. En los calendarios compartidos, todos los detalles de las reuniones están disponibles para todos los empleados. Ver los calendarios de varias personas lo ayuda a planificar las reuniones de manera más fácil y rápida.Schedule sending emails.

Si necesita que su correo electrónico se envíe en una fecha u hora determinada, puede hacerlo fácilmente en Outlook. Cuando está de vacaciones y no puede acceder a su comp***dora para enviar un correo electrónico, Outlook tiene una función que retrasa el envío del correo electrónico. Después de escribir el correo electrónico, vaya a la pestaña Opciones y luego Retraso en la entrega. En el campo No entregar antes: ingrese la fecha y hora y luego haga clic en Cerrar. Después de hacer clic en Enviar, su mensaje se guardará hasta la fecha y hora especificadas.

Carpetas de búsqueda de Outlook

Para usar efectivamente la función de búsqueda de Outlook para buscar cualquier tipo de contenido duplicado, debe crear una carpeta de búsqueda. La carpeta de búsqueda se puede ver como un filtro que, cuando se selecciona, aplica los criterios de la carpeta de búsqueda a su buzón de correo o a cualquier carpeta específica y muestra solo los mensajes que coinciden con sus criterios de filtro. Esto le proporciona un acceso rápido a los correos electrónicos que considere más importantes, por ejemplo, los correos electrónicos de su jefe.Outlook Desktop Alert

Al realizar tareas diarias, las alertas de escritorio pueden ser muy molestas y distraerlo de su flujo de trabajo. Estas advertencias pueden impedirle realizar sus tareas de manera efectiva, lo que dificulta su enfoque. La solución a esto es desactivar las notificaciones en el escritorio. Aunque, la mejor solución es limitar las alertas de escritorio solo a la dirección de correo electrónico más importante. Para hacerlo, debe deshabilitar todas las alertas en el escritorio en la sección Configuración de correo y luego crear una regla de Outlook para mostrar alertas de mensajes solo de personas específicas.

Estos pocos consejos y trucos definitivamente le ayudarán a aumentar su rendimiento de Outlook. Outlook está lleno de otras excelentes características que vale la pena dominar e incluir en sus hábitos diarios. Al ser una herramienta poderosa para cada lado de la planificación, Outlook tiene muchos más secretos que pueden ayudarlo a organizar su vida diaria y su flujo de trabajo.

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